CRM ed Ufficio Tecnico : la comunicazione efficace



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“…la comunicazione tra ufficio tecnico e ufficio commerciale è lenta, confusa ed alcune volte addirittura assente?..”

 

L’esigenza di migliorare le relazioni tra ufficio commerciale e ufficio tecnico, frutto di continui scontri giornalieri causati da errate o mancate comunicazioni, fraintendimenti e conseguenti rallentamenti nell’evasione degli ordini ha fatto nascere Docupoint, il modulo di Packway dedicato al CRM E Ufficio Tecnico.

Docupoint facilita la gestione di tutto il ciclo di pre-vendita fino all’elaborazione del preventivo al cliente.

Docupoint  risulta il software adeguato per l’informatizzazione dei modelli di gestione delle richieste commerciali (DIP: dati interni di progettazione)

 

 

L’importanza di una comunicazione precisa e responsabile

 

Come funziona Docupoint e la comunicazione tra CRM ed Ufficio Tecnico?Docupoint-CRM-ufficiotecnico-packway

Una volta inserita la richiesta dall’ufficio commerciale, il responsabile dell’ufficio tecnico, dopo un’attenta verifica, approva la richiesta organizzandone il lavoro.

Inserisce e modifica, se necessario, la data di consegna attraverso il planner.

E’ possibile così tracciare il tempo di lavorazione di ogni commessa.

Una volta terminata la richiesta, il sistema invia automaticamente un’e-mail al commerciale che l’ha creata con tutti i file allegati.

Ogni progetto infatti genera in automatico nel disco di rete una struttura di cartelle divise per cliente, anno , progetto contenente tutti i file creati durante la realizzazione dei lavori.

Docupoint gestisce anche le revisioni, nel caso in cui il cliente volesse successivamente modificare qualcosa del suo progetto. Attraverso il modulo statistiche è in grado di elaborare  le procedure, i carichi di lavoro per cliente su tecnici  e su tempi di lavoro dell’intera divisione. Permette di analizzare e comprendere eventuali problemi di gestione.
 

La personalizzazione di DOCUPOINT

 

 

docupointwebDocupoint come BPM ( Business Project Management) gestisce i processi di business di un’azienda attraverso dei format altamente personalizzabili.

Un esempio ne è la richiesta di impianti.

Quando la richiesta di progetto diventa ordine , Docupoint apre in automatico una richiesta di impianti con gli addebiti al cliente, se approvato dal responsabile commerciale, e le indicazioni all’amministrazione di ciò che dovrà fatturare. E’ possibile anche che Docupoint apra una richiesta di non conformità a fornitore che registrata a sistema, invia in automatico delle mail al fornitore, al responsabile della qualità e a chi interessato.

Tramite Docupoint web è possibile inoltre monitorare tutte le richieste a fornitore e non solo.

Il fornitore in questo modo entrando nella mobile console con il suo nome, vede le sue richieste, interviene, scrive e allega i file pdf.

 

L’ Integrazione tra DOCUPOINT e WebCenter

webcenter e docupointWebCenter è una piattaforma online di Esko per la collaborazione. Consente agli utenti di gestire progetti e inserire note nei documenti, correggerli, approvarli o respingerli.

WebCenter è lo strumento ideale per una maggiore interazione tra azienda e cliente, facilita e snellisce la comunicazione e rende più rapida l’evasione dell’ordine.

WebCenter funge da archivio digitale contenente tutti gli strumenti necessari per l’elaborazione del progetto: grafiche, loghi, immagini, progetti 3d etc.

L’ integrazione tra Docupoint e WebCenter costituisce il completamento di una comunicazione efficace ed efficiente sia interna che esterna all’azienda.

In questo modo le richieste, le modifiche e il processo di elaborazione del progetto passa dal cliente all’ufficio commerciale, dall’ufficio tecnico a quello grafico. Tutto questo in tempo reale.

 

 

Preventivazione facile e veloce con Packway