CRM ed Ufficio Tecnico : la comunicazione efficace



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“…la comunicazione tra ufficio tecnico e ufficio commerciale è lenta, confusa ed alcune volte addirittura assente?..”

 

L’esigenza di migliorare le relazioni tra ufficio commerciale e ufficio tecnico, frutto di continui scontri giornalieri causati da errate o mancate comunicazioni, fraintendimenti e conseguenti rallentamenti nell’evasione degli ordini ha fatto nascere Docupoint, il modulo di Packway dedicato al CRM E Ufficio Tecnico.

Docupoint facilita la gestione di tutto il ciclo di pre-vendita fino all’elaborazione del preventivo al cliente.

Docupoint  risulta il software adeguato per l’informatizzazione dei modelli di gestione delle richieste commerciali (DIP: dati interni di progettazione)

 

 

L’importanza di una comunicazione precisa e responsabile

 

Come funziona Docupoint e la comunicazione tra CRM ed Ufficio Tecnico?Docupoint-CRM-ufficiotecnico-packway

Una volta inserita la richiesta dall’ufficio commerciale, il responsabile dell’ufficio tecnico, dopo un’attenta verifica, approva la richiesta organizzandone il lavoro.

Inserisce e modifica se necessario la data di consegna attraverso il planner.

E’ possibile così tracciare il tempo di lavorazione di ogni commessa.

Una volta terminata la richiesta, il sistema invia automaticamente un’e-mail al commerciale che l’ha creata con tutti i file allegati.

Ogni progetto infatti genera in automatico nel disco di rete una struttura di cartelle divise per cliente, anno , progetto contenente tutti i file creati durante la realizzazione dei lavori.

Docupoint gestisce anche le revisioni, nel caso in cui il cliente volesse successivamente modificare qualcosa del suo progetto. Attraverso il modulo statistiche è in grado di elaborare  le procedure, i carichi di lavoro per cliente su tecnici  e su tempi di lavoro dell’intera divisione. Permette di analizzare e comprendere eventuali problemi di gestione.
 
 

La personalizzazione di DOCUPOINT

 

 

docupointwebDocupoint come BPM ( Business Project Management) gestisce i processi di business di un’azienda attraverso dei format altamente personalizzabili.

Un esempio ne è la richiesta di impianti.

Quando la richiesta di progetto diventa ordine , Docupoint apre in automatico una richiesta di impianti con gli addebiti al cliente, se approvato dal responsabile commerciale, e le indicazioni all’amministrazione di ciò che dovrà fatturare. E’ possibile anche che Docupoint apra una richiesta di non conformità a fornitore che registrata a sistema, invia in automatico delle mail al fornitore, al responsabile della qualità e a chi interessato.

Tramite Docupoint web è possibile inoltre monitorare tutte le richieste a fornitore e non solo.

Il fornitore in questo modo entrando nella mobile console con il suo nome, vede le sue richieste, interviene, scrive e allega i file pdf.

 

L’ Integrazione tra DOCUPOINT e WebCenter

webcenter e docupointWebCenter è una piattaforma online di Esko per la collaborazione. Consente agli utenti di gestire progetti e inserire note nei documenti, correggerli, approvarli o respingerli.

WebCenter è lo strumento ideale per una maggiore interazione tra azienda e cliente, facilita e snellisce la comunicazione e rende più rapida l’evasione dell’ordine.

WebCenter funge da archivio digitale contenente tutti gli strumenti necessari per l’elaborazione del progetto: grafiche, loghi, immagini, progetti 3d etc.

L’ integrazione tra Docupoint e WebCenter costituisce il completamento di una comunicazione efficace ed efficiente sia interna che esterna all’azienda.

In questo modo le richieste, le modifiche e il processo di elaborazione del progetto passa dal cliente all’ufficio commerciale, dall’ufficio tecnico a quello grafico. Tutto questo in tempo reale.

 

 

Preventivazione facile e veloce con Packway